Mengembalikan Purchase Order

Retur Purchase Order (PO) adalah proses pengembalian barang kepada vendor karena berbagai alasan, seperti barang rusak, tidak sesuai pesanan, atau kelebihan pengiriman. Proses retur PO terdiri dari dua tahap utama:

1. Retur Pengiriman (Receipt): Mengembalikan barang ke vendor dan menyesuaikan stok.
2. Retur Uang (Bill): Membuat credit note untuk menagih pengembalian dana dari vendor.

Retur dapat dilakukan secara parsial (sebagian barang) atau total (semua barang).

---

🔓 Membuka Kunci PO

Jika PO dalam keadaan terkunci (Locked), Anda perlu membukanya terlebih dahulu:

1. Buka PO yang akan diretur.
2. Klik tombol Unlock untuk membuka kunci PO.
3. Setelah terbuka, Anda dapat melanjutkan proses retur.

---

📦 Tahap 1: Retur Pengiriman (Receipt)

A. Membuka Dokumen Penerimaan

1. Dari halaman PO, klik smart-button Receipt untuk membuka dokumen penerimaan barang.

2. Pada pop-up Return, Anda memiliki beberapa opsi:

• Return: Mengembalikan barang sesuai dengan quantity yang diisi manual.
• Return All: Mengembalikan seluruh barang (quantity otomatis terisi maksimal).
• Return for Exchange: Mengembalikan barang dengan penggantian produk baru (akan membuat PO baru).

Retur Parsial

Untuk retur sebagian, isi kolom Quantity dengan jumlah barang yang ingin diretur, lalu klik Return.

B. Memvalidasi Retur

3. Setelah mengisi quantity yang diretur, klik opsi Return yang Anda pilih (pada poin 2).
4. Sistem akan membuat dokumen Delivery Order (OUT) untuk pengiriman barang kembali ke vendor.
5. Pada halaman delivery order, klik Validate untuk mengonfirmasi bahwa barang sudah dikirim kembali.

6. Stok produk akan otomatis berkurang sesuai jumlah yang diretur.

---

💰 Tahap 2: Retur Bill (Credit Note)

Setelah barang berhasil diretur, langkah selanjutnya adalah membuat credit note untuk pengembalian dana.

A. Membuat Credit Note

1. Dari halaman PO, klik smart-button Vendor Bills.

2. Pada halaman bill, klik tombol Credit Note.

3. Pada pop-up Credit Note, tentukan opsi:
   • Reverse: Membuat credit note untuk membalik nilai bill.
   • Reverse and Create Invoice: Membuat credit note sekaligus membuat invoice baru (jika diperlukan).
4. Pilih Reversal date (tanggal pembalikan).
5. Klik opsi Reverse yang Anda pilih (pada poin 3).

B. Memeriksa Credit Note

Sistem akan membuat Vendor Credit Note baru dengan status Draft. Periksa data:

• Vendor: Pastikan vendor sesuai.
• Quantity: Jumlah barang yang diretur.
• Amount: Nilai pengembalian dana.

Klik Confirm untuk memvalidasi credit note.

C. Menerima Pengembalian Dana

1. Pada halaman credit note yang sudah dikonfirmasi, klik tombol Pay.

2. Isi data pembayaran masuk:

   • Journal: Pilih jurnal bank/kas yang digunakan.
   • Payment Method: Metode penerimaan dana (Transfer, Tunai, dll).
   • Payment Date: Tanggal penerimaan dana.
   • Memo: Catatan tambahan (opsional).

3. Klik Create Payment.

---

📊 Ringkasan Proses Retur PO

Tahap	Aksi	Dampak
1	Unlock PO (jika terkunci)	PO dapat diedit
2	Buka Receipt → Klik Return	Membuat delivery order retur
3	Validate delivery order	Stok berkurang, kolom Received berkurang
4	Buka Bill → Klik Credit Note	Membuat vendor credit note
5	Confirm credit note	Membalik nilai bill
6	Pay credit note	Menerima pengembalian dana
7	Selesai	PO dan bill status menyesuaikan

---

⚠️ Hal-Hal Penting

Perhatian

• PO yang terkunci harus di-Unlock terlebih dahulu sebelum dapat diproses returnya.
• Retur dapat dilakukan sebagian (partial) dengan mengisi quantity sesuai kebutuhan.
• Proses retur harus dilakukan berurutan: retur receipt dulu, baru retur bill.
• Jika bill sudah dibayar, credit note akan otomatis mencatat pengembalian dana ke kas/bank.

Catatan

Proses retur PO akan mempengaruhi:

• Stok produk di gudang
• Nilai persediaan (inventory valuation)
• Hutang ke vendor
• Arus kas perusahaan