Skip to main content

Refund Transaksi

Refund adalah proses pengembalian uang kepada pelanggan atas produk yang dikembalikan atau transaksi yang perlu dibatalkan setelah pembayaran selesai. Fitur ini digunakan ketika pelanggan mengembalikan barang yang sudah dibeli, misalnya karena produk rusak, tidak sesuai pesanan, atau alasan lainnya.

Proses ini tidak mengubah atau menghapus transaksi asli — transaksi original tetap tercatat di sistem sebagai referensi, sementara order refund berdiri sendiri sebagai transaksi tersendiri.

🔄 Proses Refund​

A. Membuka Menu Refund​

Terdapat dua cara untuk memulai proses refund:

  • Klik tombol Actions pada panel order, lalu pilih Refund.

  • Pilih transaksi yang ingin direfund, lalu klik tombol Refund di bagian bawah detail transaksi.

B. Memilih Produk yang Akan Direfund​

  1. Setelah klik Refund, masukkan PIN Advanced Rights pada pop-up PIN yang muncul, lalu klik OK.

  1. Halaman daftar transaksi akan terbuka dalam mode refund — ditandai dengan pesan "Select the product(s) to refund and set the quantity" di bagian atas. Pilih transaksi yang ingin direfund dari daftar di sisi kiri.
  2. Di sisi kanan, klik produk mana yang ingin direfund, lalu ketik jumlah kuantitas yang akan dikembalikan menggunakan numpad. Keterangan To Refund: 1.00 akan muncul di bawah produk sebagai konfirmasi jumlah yang akan direfund.

  1. Klik tombol Refund di bagian bawah.

C. Mengisi Alasan Refund dan Konfirmasi PIN​

  1. Pop-up Reason akan muncul — isi kolom alasan refund (contoh: Item expired or Broken), lalu klik Apply.

  1. Masukkan kembali PIN Advanced Rights untuk mengonfirmasi proses refund, lalu klik OK.

D. Memproses Pembayaran Refund​

  1. Sistem akan otomatis membuat order baru khusus refund. Order ini menampilkan produk yang direfund dengan kuantitas dan nominal harga bernilai minus (-), menandakan pengembalian uang kepada pelanggan.

  1. Proses pembayaran refund sama seperti transaksi biasa — klik Cash atau Payment, pilih metode pengembalian uang, lalu klik Validate.

  1. Setelah divalidasi, struk refund akan otomatis tampil. Pada struk refund, total produk dan nominal harga akan bernilai minus sebagai tanda pengembalian uang kepada pelanggan.

info

Struk refund mencantumkan kuantitas dan harga produk dalam nilai negatif, menandakan bahwa transaksi ini adalah pengembalian uang kepada pelanggan, bukan penjualan.

Penting

Proses refund memerlukan PIN Advanced Rights sebanyak dua kali: pertama saat membuka mode refund, dan kedua saat mengonfirmasi setelah mengisi alasan refund. Pastikan ada pengguna dengan akses tersebut yang dapat mengotorisasi proses ini.

tip
  • Refund hanya dapat dilakukan pada transaksi dengan status Paid.
  • Pastikan alasan refund diisi dengan jelas untuk keperluan pencatatan dan audit transaksi.
  • Jika hanya sebagian produk yang direfund, cukup klik produk yang bersangkutan saja dan sesuaikan kuantitasnya — produk lain dalam transaksi tidak akan terpengaruh.